Humboldt-Universität zu Berlin - Technische Abteilung

Beschaffungsverfahren an der HU

Hinweise zum Beschaffungsverfahren an der Humboldt-Universität zu Berlin bei Beschaffungen aus Haushalts-, Investitions- und Drittmitteln


 

  1. Lieferleistungen/Dienstleistungen bis zu einem voraussichtlichen Wert von

 

  • 1000 Euro je Beschaffungsvorgang (ohne Umsatzsteuer) können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit von den mittelbewirtschaftenden Stellen ohne ein Vergabeverfahren selbst beschafft werden (Direktkauf). Die Beschaffung erfolgt über das ARIBA-System und ausschließlich über den dezentralen Einkauf.
  • 10.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) können die mittelbewirtschaftenden Stellen im Form von Verhandlungsvergaben (unter Einholung von mind. drei Angeboten) ebenfalls die Beschaffung selbst durchführen. Für die Dokumentation der Beschaffung siehe auch unter dem Button "Ablauf Vergabeverfahren". Die Beschaffung ist über ARIBA abzubilden und erfolgt ausschließlich über den dezentralen Einkauf.
  • Beschaffungen aus Rahmenverträgen können unabhängig von der Beschaffungssumme von den mittelbewirtschaftenden Stellen unter Einbeziehung der entsprechenden Genehmiger direkt im ARIBA-System ausgelöst werden und bedürfen nicht der Einbeziehung einer Einkäufergruppe. Grundsätzlich sind Bedarfe, die über Rahmenverträge abgedeckt sind, auch über diese zu decken. Ein Abweichen der Beschaffung aus vorhandenen Rahmenverträgen bedarf einer ausführlichen Dokumentation.
  1. Ab einem Auftragswert von 10.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) müssen grundsätzlich alle Beschaffungsmassnahmen über das ARIBA-System an den zentralen Einkauf weitergeleitet werden.  Dazu geben Sie Ihren Bedarfsanforderung über das Ariba-System ein mit allen erforderlichen Genemigungsschritten. Sind Sie nicht an das Ariba-System angebunden bzw. sind noch keine Rollenrechte vergeben, können Sie einen Antrag auf Beschaffung in Form einer HU-Anforderung 2.0  über die/den  zuständige/n Haushaltsverantwortliche/n an folgende Emailadresse: beschaffung@hu-berlin.de senden.
     
  2. Diese HU-Anforderung muss folgende Daten enthalten:

 

  • Jahr, Datum, Unterschrift Bedarfsanforderer, fachlicher und haushaltsrechtlicher Genehmiger, Warengruppe und PSP Element,  geschätzte Beschaffungssumme (keine Endsummen von Angeboten) sowie Spezifikation des zu beschaffenden Gegenstandes. Als Anlage muss (wenn erforderlich) eine ausführliche produktneutrale Leistungsbeschreibung bzw. Dokumente angefügt sein, die für die Einholung von Angeboten notwendig sind (z.B. Zeichnungen, Raumpläne, Bestuhlungspläne o.ä.)

  • Bei Finanzierung aus Haushaltsmitteln ist die Bestätigung der Mittel durch den  jeweiligen haushaltsrechtlichen Genehmiger zwingend erforderlich.

  • Für dezentrale Drittmittel sind die HU-Anforderungen außer vom Projektleiter (Bedarfsanforderer) zusätzlich vom zuständigen haushaltsrechtlichen Genehmiger des SFZ abzuzeichnen.    

  • Bei Finanzierung aus zentral verwalteten Drittmitteln sind die HU-Anforderungen zur Mittelbestätigung an die Forschungsabteilung einzureichen. Diese leitet die Anforderungen an das Referat Beschaffung weiter.

 

Der HU Anforderung ist eine ausführliche Leistungsbeschreibung sowie ab einer Summe von 800 Euro ein Inventarstammblatt beizufügen.


Nach Eingang der Anforderung im Referat Beschaffung wird auf Grundlage der UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) sowie weiteren Ausführungsbestimmungen über die Art des Vergabeverfahrens entschieden und die Ware aufgrund der vorliegenden Leistungsbeschreibung bzw. technischen Spezifikation im Zuge eines Wettbewerbs beschafft. Die dazu geführte Dokumentation dient dabei als revisionssicherer Nachweis des durchgeführten Vergabeverfahrens.

Liegen Ausnahmetatbestände nach § 8 UVgO vor, die ein Abweichen vom Grundsatz der öffentlichen Ausschreibung rechtfertigen, sind diese als Anlage der HU-Anforderung bzw. im ARIBA-System beizulegen und ausführlich zu begründen.

Die technische Spezifikation sowie die Recherche zur Ermittlung des Bieterkreises ist dabei ausführlich zu begründen. Nach Prüfung der Ausnahmetatbestände entscheidet die Vergabestelle abschließend über das einzuleitende Vergabeverfahren. Ergeben sich aus den eingereichten Unterlagen der Bedarfsanforderer Fragen, setzt sich der/die zuständige Einkäufer/in der Beschaffungsstelle mit dem angegebenen fachlich zuständigen Nutzer in Verbindung.

Bereits eingeholte Angebote können nur berücksichtigt werden, wenn diese auf Grundlage einer einheitlich vorgegebenen Leistungsbeschreibung eingeholt und die Verfahrensvorschriften bezüglich der Angebotseröffnung eingehalten worden sind. Dazu muss eine entsprechende Dokumentation vorliegen. Andernfalls sind die Angebote für die Beschaffungsstelle nur als Informationsgrundlage verwertbar.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass es bedingt durch die einzuhaltenden Vergabeverfahren (EU Verfahren) zu Beschaffungszeiten von mehreren Monaten kommen kann. Bitte leiten Sie deshalb das Verfahren zum frühstmöglichen Zeitpunkt ein, indem Sie die HU-Anforderung an das Referat Beschaffung übermitteln bzw. mit uns Verbindung aufnehmen. Es wird dringend empfohlen, sich im Vorfeld der Beschaffungsmaßnahmen zu Fragen der Vergabe mit Frau Domke, Leiterin Vergabestelle, Tel: 99885 oder per email: ilona.domke@uv.hu-berlin.de in Verbindung zu setzen.

 

Als Beschaffungsstelle sind wir bemüht, Sie vom Verwaltungsaufwand zu befreien und Ihre Bestellungen schnellstmöglich zu realisieren. Die Umsetzung dieser Zielstellung hängt aber wesentlich von der Einhaltung zuvor aufgeführter Verfahrensweise ab. Aus diesem Grund möchten wir Sie bitten, die oben aufgeführte Verfahrensweise einzuhalten.