Humboldt-Universität zu Berlin - Technische Abteilung

Ablauf Vergabeverfahren

Direktkauf nach Paragraph 14 UVgO

Direktkauf

Formloser Preisvergleich (0 - 1000 Euro netto)

Hier wird kein förmliches Vergabeverfahren durchgeführt und somit ergeben sich auch keine Formvorschriften. 
Es ist unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ein formloser Preisvergleich durchzuführen (z. B. Internetrecherche über Preissuchmaschinen w. z. b. Idealo oder Markplatzrecherche wie z. b. Mercateo, Rakuten, Allyouneed o.ä.). Diese Recherche ist zu dokumentieren und dem Bestellvorgang beizulegen (z. B. als Ausdruck der angezeigten Preise)

Verhandlungsvergabe nach Paragraph 55 LHO AV

Verhandlungsvergabe

Das hier beschriebene Verfahren wird nur in dem Falle durchgeführt, wenn ausserhalb von SAP beschafft werden soll. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Ilona Domke

 

(1000 -10.000 Euro netto)

In diesem Verfahren müssen mind. drei Angebote auf Grundlage einer gleichlautenden Leistungsbeschreibung eingeholt werden (Vergleichbarkeit der Angebote; Dabei spielt es keine Rolle, ob  nur ein Leistungsgegenstand oder mehrere zusammen eingekauft werden. Ausschlaggebend ist die Gesamtsumme.

Folgende Ablauf ist zu beachten:
1. Erstellen eines Vorbereitungsvermerks (Angabe zum gewählten Verfahren, Finanzierungsquelle, Wertungskriterien usw.)
2. Erstellen der Vergabeunterlagen (wird den Bietern zugesandt - kann per Email geschehen) und beinhaltet:
(Aufforderung zur Angebotsabgabe, Angebotsblatt (ist vom Bieter mit dem Angebot unterzeichnet zurückzusenden), Eigenerklärung (ist vom Bieter mit dem Angebot unterzeichnet zurückzusenden), Zusätzliche  Vertragsbedingungen, Leistungsbeschreibung, Bewerbungsbedingungen
3. Niederschrift der eingegangenen Angebot und formale Prüfung der Angebote
Prüfen auf Vorliegen der Eigenerklärung sowie ob das Formblatt "Angebot" unterzeichnet mit eingereicht worden ist (liegt dieses Formblatt nicht bei, darf das Angebot nicht gewertet werden. Hierbei ist das "Vier-Augen-Prinzip ) zu beachten.  
Die Eigenerklärung kann bei Nichtvorlage nachgefordert werden)
4. Auswertung der Angebote (wenn nicht nur der Preis als Entscheidungsvorlage zum Tragen kommt, ist eine entsprechende Wertungsmatrix zu erstellen)
5. Erstellung des Vergabevermerkes
6. Auftragserteilung.

 

Formulare für die Angebotseinholung:

Aufforderung zur Angebotsabgabe
Formular Angebot
Preisblatt (bei Lieferleistungen)
Leistungsbeschreibung bei Dienstleistung (formlos)
Zusätzlichen Vertragsbedingungen (nur Lieferleistungen)
Werkvertrag bwz. Dienstleistungsvertrag (nur bei Dienstleistungen und bei Bedarf)
Eigenerklärung



 

Beschränkte Ausschreibung nach Paragraph 55 LHO AV

Beschraenkte Ausschreibung

(10.000 - 100.000 netto) - formales Verfahren
 
Dieses Verfahren wird über das Referat Beschaffung durchgeführt und bedarf keiner zusätzlichen Dokumentation (wird über SAP abgebildet)
 
In diesem Verfahren läuft es ähnlich wie in der freihändigen Vergabe, nur wird das Verfahren formeller und es müssen mind. drei Personen am Verfahren teilnehmen. Eine Person, die die Angebote auswertet und zwei, die das Verfahren durchführen und dokumentieren.
Auch sind hier noch das Korruptionsregister (ab 15.000 Euro), das Gewerbezentralregister (ab 30.000 Euro) und das Formular zur Frauenförderung (ab 25.000 Euro) mit den Angeboten einzuholen:

Folgender Werdegang:
1. Erstellen eines Vorbereitungsvermerkes
2. Erstellen der Vergabeunterlagen (wird den Bietern zugesandt) und beinhaltet:
Aufforderung zur Angebotsabgabe, Angebotsblatt (ist vom Bieter mit dem Angebot unterzeichnet zurückzusenden), Aufkleber (muss vom Bieter außen auf dem Umschlag geklebt werden und beinhaltet u.a. auch den Abgabetermin, den Sie festgelegt haben, Eigenerklärung (ist vom Bieter mit dem Angebot unterzeichnet zurückzusenden) ZVB, Leistungsbeschreibung, Bewerbungsbedingungen
3. Niederschrift der eingegangenen Angebote (muss zu Händen der unabhängigen Person aus Ihrem Bereich abgegeben werden und dort bis zum Eröffnungstermin gelagert werden - nicht bei der wertenden Person) und formale Prüfung der Angebote (Prüfen auf Vorliegen der Eigenerklärung sowie ob das Formblatt "Angebot" unterzeichnet mit eingereicht worden ist (liegt dieses Formblatt nicht bei, darf das Angebot nicht gewertet werden. Die Eigenerklärung kann bei Nichtvorlage nachgefordert werden)
4. Übergabe an die wertende Person (fachlich) zur Auswertung
5. Erstellung des Vergabevermerkes
6. Auskunftsersuchen beim Korruptionsregister auf Vorlage einer Eintragung (muss ab einem Auftragswert a 15.000 Euro netto eingeholt werden und kann nur durch die Vergabestelle angefordert werden)
7. Auftragserteilung.
8. Bekanntmachung des vergebenen Auftrags im Amtsblatt von Berlin (ab einem Auftragswert von 25.000 Euro netto und kann nur durch Vergabestelle erfolgen)
 
 

Öffentliche Ausschreibung nach § 9 UVgO

Öffentliche Ausschreibung

Dieses Verfahren wird über das Referat Beschaffung durchgeführt und bedarf keiner zusätzlichen Dokumentation (wird über SAP abgebildet)

 

(100.000 - 214.000 Euro netto) - formales Verfahren und wird elektronisch durchgeführt

Bekanntmachung (Ausschreibung) des Öffentlichen Auftrags auf der Vergabeplattform von Berlin. Auch hier sind alle Nachweise einzufordern wie: Korruptionsregister (Zugang nur durch Referat Beschaffung), Gewerbezentralregisterauszug (GZR - nur durch Referat Beschaffung), Frauenförderung, Eigenerklärung und Vertragsbedingungen

Folgender Werdegang:
1. Erstellen eines Vorbereitungsvermerkes
2. Erstellen der Vergabeunterlagen und beinhaltet:
Aufforderung zur Angebotsabgabe, Angebotsblatt (ist vom Bieter mit den Angebot unterzeichnet zurückzusenden), Leistungsbeschreibung, die Eigenerklärung (ist vom Bieter mit dem Angebot unterzeichnet zurückzusenden) ZVB, Leistungsbeschreibung, Bewerbungsbedingungen.
3. Veröffentlichung der Ausschreibung auf den Seiten des Bundes sowie im Amtsblatt der Senatsverwaltung
4. Öffnung und formale Prüfung der Angebote (elektronisch).
Prüfen auf Vorliegen der Eigenerklärung sowie des unterzeichneten Formblatts "Angebot" liegt dieses Formblatt nicht bei, darf das Angebot nicht gewertet werden. Die Eigenerklärung kann bei Nichtvorlage nachgefordert werden)
5.Übergabe der Angebote an die wertende Person zur Auswertung und Vergabeentscheidung
6. Erstellung des Vergabevermerkes
7. Auskunftsersuchen beim Korruptionsregister auf Vorlage einer Eintragung (muss ab einem Auftragswert a 15.000 Euro netto eingeholt werden und kann nur durch die Vergabestelle angefordert werden)
8. Auftragserteilung,
9. Bekanntmachung des Auftrags im Amtsblatt der Senatsverwaltung Berlin (ab einem Auftragswert von 25.000 Euro netto und kann nur durch Vergabestelle erfolgen)

 

Formulare:
Aufforderung zur Angebotsabgabe
Angebot
Leistungsbeschreibung/Preisblatt (Lieferleistungen)
Leistungsbeschreibung formlos (Dienstleistungen)
Zusätzlichen Vertragsbedingungen (Lieferleistungen)
Werkvertrag (Dienstleistungen)
Eigenerklärung
Formular Frauenförderung ab 25000 Euro

Offenes Verfahren (EU Ausschreibung VgV)

Offenes Verfahren nach VGV

Dieses Verfahren wird über das Referat Beschaffung durchgeführt und bedarf keiner zusätzlichen Dokumentation (wird über SAP abgebildet)

 

(ab 214.000 netto Euro)  - sehr strenges formales Verfahren mit Bieterrechtsschutz und wird nur elektronisch durchgeführt

Verfahren wir bei öffentlicher Ausschreibung, allerdings muss Auftragsbekanntmachung zusätzlich auf der Vergabeplattform in Brüssel veröffentlicht werden. Beabsichtigte Auftragsvergabe nach abgeschlossenen Verfahren muss 10 Tage vor der Zuschlagserteilung an alle Bieter bekanntgegeben werden. (In diesem Verfahren gibt es den sogenannten Bieterrechtsschutz. Hier hat der Bieter die Möglichkeit eine Rüge zu erteilen bzw. bei Nichtabhelfen der Rüge vor die Vergabekammer zu gehen. In diesem Fall würde das Verfahren gestoppt und eine Auftragsvergabe ist bis zur Entscheidung durch die Vergabekammer nicht möglich).

1. Erstellen eines Vorbereitungsvermerkes
2. Erstellen der Vergabeunterlagen und beinhaltet:
Aufforderung zur Angebotsabgabe, Angebotsblatt, Eigenerklärung (ist vom Bieter mit dem Angebot unterzeichnet zurückzusenden) ZVB, Leistungsbeschreibung, Bewerbungsbedingungen
3. Veröffentlichung der Bekanntmachung in Brüssel sowie der Vergabeunterlage auf den Seiten der Senatsverwaltung und des Bundes (elektronisch).
4. Öffnung und formale Prüfung der Angebote (elektronisch)
Prüfen auf Vorliegen der geforderten Unterlagen (z.B. der Eigenerklärung, Angebotsblatt, Leistungsverzeichnis usw. Liegt dieses Formblatt "Angebot" nicht bei, darf das Angebot nicht gewertet werden. Die Eigenerklärung kann bei Nichtvorlage nachgefordert werden)
5.Übergabe an die wertende Person zur fachlichen Auswertung und Vergabeentscheidung
6. Erstellung des Vergabevermerkes
7. Information der Bieter zur beabsichtigten Zuschlagsentscheidung (bis 15 Tage vor Zuschlagstermin)
8. Auskunftsersuchen beim Korruptionsregister auf Vorlage einer Eintragung (muss ab einem Auftragswert a 15.000 Euro netto eingeholt werden und kann nur durch die Vergabestelle angefordert werden)
10. Auftragserteilung nach Ablauf der Informationsfrist (wenn kein Einspruch seitens eines Bieters vorliegt).
11. Bekanntmachung des vergebenen Auftrags im Amtsblatt von  Brüssel (nur durch Vergabestelle – innerhalb von 38 Tagen nach Auftragsvergabe)
Besonders wichtig im Zuwendungsrecht

 

Formulare:

Aufforderung zur Angebotsabgabe
Angebot
Leistungsbeschreibung/Preisblatt (Lieferleistungen)
Leistungsbeschreibung formlos (Dienstleistungen)
Zusätzlichen Vertragsbedingungen (Lieferleistungen)
Werkvertrag (Dienstleistungen)
Eigenerklärung
Formular Frauenförderung ab 25000 Euro