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Humboldt-Universität zu Berlin - Haushaltsabteilung

Dienstreisen

  1. Allgemeine Information
  2. Beantragung einer Dienstreise
  3. Dienstgänge
  4. Abschlagszahlungen
  5. Nebenkosten gemäß § 10 Abs. 1 BRKG
  6. Abrechnung einer Dienstreise
  7. Tagegeld gemäß § 6 BRKG
  8. Übernachtung gemäß § 7 BRKG
  9. PKW gemäß § 5 BRKG
  10. Mietwagen gemäß § 4 Absatz 4 BRKG sowie Nr. 4.4.2 der Erläuterung zum Gesetz
  11. Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen gemäß § 13 Absatz 1 BRKG
  12. Dienstreisen in Krisengebiete
  13. Beschaffung von Fahrkarten und Tickets
  14. Vordrucke / Formulare
  15. Weiterführende Links
  16. Kontakte

 

 

1.  Allgemeine Informationen

Für die Abrechnung der Dienstreisekosten ist in der Haushaltsabteilung die Reisestelle zuständig. Bei Bedarf übernimmt die Reisestelle auch gerne die Buchung und Beschaffung von Fahrkarten/Tickets. Des Weiteren stehen wir Ihnen für Fragen zu Umzugskosten, Trennungsgeld und Vorstellungsreisen zur Verfügung.

 

Die Dienstreiseabrechnungen werden nach den folgenden rechtlichen Grundlagen abgerechnet:

 

  • Bundesreisekostengesetz (BRKG) Abweichend zu § 4 Abs. 1 BRKG sind im Land Berlin gemäß § 77 Absatz 4 LBG „Entstandene Kosten für Fahrten auf dem Land-, Luft- oder Wasserweg mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln werden nur bis zur Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse des wirtschaftlichsten Verkehrsmittels erstattet, es sei denn, eine höhere Beförderungsklasse ist im Gesamtergebnis preisgünstiger. Die Dienstbehörde kann Ausnahmen zulassen.“
  • Dienstreiseordnung der Humboldt-Universität (Hochschulbereich)

(die DRO wird z. Z. überarbeitet)

  • Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und -übernachtungsgelder (ARVVwV) nach § 16 BRKG im Einvernehmen mit dem Auswärtigen Amt zu § 3 Absatz 1 Satz 1 der Auslandsreisekostenverordnung (ARV) Tagegelder/Übernachtungsgelder (Ausland) ab 01.01.2017

 

Für Reisen Dritter (z. B. Mitglieder von Berufungskommissionen) gelten die gleichen Regelungen wie für Dienstreisende der HU.
Die Verantwortlichen in den verschiedenen Bereichen der Universität müssen dringend die Reisenden bereits vorher (z. B. in der Einladung) auf die gesetzlichen Erstattungsregelungen gemäß der oben genannten Rechtsgrundlage sowie auf das Antrags- bzw. Abrechnungsverfahren hinzuweisen.

 

2. Beantragung einer Dienstreise

 

Die Beantragung einer Dienstreise (auch ohne Kostenerstattung) erfolgt mittels Vordruck Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise/Zusage einer Kostenerstattung (PDF).

 

Bitte beachten Sie, dass der Antrag rechtzeitig vor der Dienstreise gestellt wird, vollständig ausgefüllt und von den zuständigen Stellen (i. d. R. von der/dem Vorgesetzten, Mittelverantwortlichen, genehmigenden Stelle) unterschrieben ist.
Der genehmigte Antrag verbleibt im Original beim Dienstreisenden.

 

Bitte verwenden Sie ausschließlich die Formulare auf unserer Homepage, da sich diese immer den Veränderungen des BRKG anpassen.

 

Der Antrag muss nur vor Antritt der Reise zur Reisestelle, wenn ein Abschlag gezahlt werden oder vorab eine Rechnung beglichen werden soll, z. B. für Hotel, Flug oder Tagungsgebühren.

 

Bitte bei der Antragsausfüllung beachten:

 

  • ankreuzen, welche Kosten erstattet werden sollen, ja mit Angabe der Höhe der Kosten oder nein → ohne diese Angaben verlängert sich die Bearbeitungsdauer  → wichtig für die Mittelvergabe
  • ankreuzen, welche Verkehrsmittel für die gesamte Reise genutzt werden
  • Urlaubseintragung, ggf. Reiseverbindung mit Urlaub/privatem Aufenthalt
  • Telefon und E-Mail-Adresse angeben, Erreichbarkeit ist sehr wichtig
  • der/dem Vorgesetzten, Mittelverantwortlichen, genehmigenden Stelle sollten sich einig sein, welche Kostenerstattung erfolgt und in welcher Höhe
  • Reisende dürfen nie selbst als Mittelverantwortliche und/oder als genehmigende Stelle unterzeichnen → bitte im Institut klären, wer als Vertreter/in unterschriftsberechtigt ist

 

3. Dienstgänge

 

Dienstgänge sind Dienstreisen innerhalb des VBB-Tarifbereichs Berlin ABC. Es genügt eine schriftliche Anordnung/Genehmigung, z.B. in elektronischer Form (Verbleib in der Dienststelle).

 

Bei der Wahrnehmung von Dienstgeschäften innerhalb des VBB-Tarifbereichs Berlin ABC wird davon ausgegangen, dass keine Mehraufwendungen für Verpflegung entstehen. Deshalb wird kein Tagegeld gewährt. Für die Erstattung von entstandenen Fahrkosten und Wegstreckenentschädigungen gilt das jeweilig geltende Reisekostenrecht.

 

Sofern bei Dienstgängen lediglich Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (Stadtfahrten) erstattet werden, erfolgt die Abrechnung dezentral. Hierfür kann der Antrag "Erstattung für verauslagte Gelder" benutzt werden. Fallen für die Teilnahme an Veranstaltungen und Tagungen innerhalb aller Tarifzonen der BVG Gebühren oder Kosten an, erfolgt die Abrechnung ebenso ausschließlich dezentral.

 

Besitzt die Antragstellerin/der Antragsteller eine privat genutzte Fahrkarte (Umweltkarte, Firmenticket o. ä.), so ist diese für Dienstgänge zu nutzen. In diesem Fall erfolgt keine pauschale  oder anteilige Erstattung von Fahrkosten.

 

4. Abschlagszahlungen

 

Auf die zu erwartenden Reisekosten kann ein Abschlag von 80 % mindestens 200,00 € beantragt werden.

 

Die Auszahlungsanordnung für die Abschlagszahlung ist mit dem genehmigten Dienstreiseantrag sowie einem formlosen Anschreiben mit Begründung der notwendigen Abschlagszahlung und mit Angaben zur Bankverbindung und der Privatanschrift des Dienstreisenden an die Reisestelle zu übersenden.

 

Im Falle einer Abschlagszahlung ist die Dienstreise innerhalb einer Frist, die von der Reisestelle festgelegt wird, abzurechnen. Da kein Rechtsanspruch auf Abschlagszahlungen besteht, greift hier die generelle Ausschlussfrist von sechs Monaten nicht. Bei Nichtantritt der Dienstreise ist der Abschlag sofort vollständig an die Universität zurückzuzahlen.

 

Wenn bereits Vorauszahlungen (z. B. für Hotel, Fahrkarten, Tickets, Visa, Tagungsgebühren) getätigt wurden, kann max. noch ein Vorschuss auf die noch nicht vorab bezahlten Beträge gewährt werden, wenn der Betrag min. 200,00 € beträgt.

 

Um den Verwaltungsaufwand gering zu halten, bitten wir, vorab die Reisekosten genau zu kalkulieren, um eine Mehrfachauszahlung von Vorschüssen für eine Dienstreise zu vermeiden.

 

5. Nebenkosten gemäß § 10 Abs. 1 BRKG

 

- wichtiger Hinweis: Alle Nebenkosten müssen begründet werden!

 

- nicht erstattungsfähige Nebenkosten:

 

  • Auslagen für eine Reiseunfall- oder zusätzliche (Ausland-)Krankenversicherung
  • zusätzliche Reiseversicherungen (Flugunfallversicherung, Auslandsreise-Krankenversicherung, Reiseunfallversicherung, Reisehaftpflichtversicherung, Reiserücktrittsversicherung, Kaskoversicherung, Flugunfallversicherung)
  • Auslagen für Kreditkarten (Jahresgebühr)
  • Bankspesen (Ausnahme: Kreditkartengebühren sind mit Nachweis erstattungsfähig)
  • Kursverluste, Trinkgelder, Gastgeschenke
  • Reiseausstattung (z. B. Koffer, Taschen)
  • Unterkunftsverzeichnisse, Stadtpläne, Landkarten
  • Geldbußen, Verwarnungsgelder
  • Betreuung von minderjährigen Kindern, Betreuungs- und Pflegekosten für Angehörige oder Haustiere
  • Reinigung, Verlust und Beschädigung von persönlichen Gegenständen (z. B. Kleidung, Ausstattungsstücken, Fahr- und Flugscheinen, Geld, Schmuck)
  • Arzt- und Arzneimittelkosten
  • Bücher, Kopien, Posterdruck etc. → Sachmittel
  • zusätzlicher Flug → siehe Punkt Flugreisen und Teilnahme an Bonusprogrammen

 

- erstattungsfähige Nebenkosten,  sind immer zu begründen:

 

  • Reisepass: „Einen aus Anlass der Dienstreise beschafften Reisepass – der als erforderlich angesehen wird – kann erstattet werden.“
  • Kosten der Gepäckversendung, -aufbewahrung und –versicherung
  • Eintrittsgelder für dienstliche Zwecke
  • dienstliche Telekommunikationskosten (Telefon/Internet)
  • Auslandseinsatzentgelte (belegpflichtig)
  • notwendige Impfungen bzw. Untersuchungen → vorgeschrieben vom Tropeninstitut
  • Parkgebühren und Garagenmiete in angemessenem Umfang, Straßenbenutzungsgebühren (einschl. Kosten für Plaketten) und Fährkosten, sofern die Kfz-Benutzung aus erheblichen dienstlichen Gründen erfolgt (§ 5 Abs. 2 BRKG) oder eine Mietwagennutzung i. S. v. § 4 Abs. 4 BRKG vorliegt
  • Parkgebühren bei Kfz-Benutzung nach § 5 Abs. 1 BRKG bis zu 5 EUR täglich
  • die Begleitperson eines schwer behinderten Beschäftigten (Merkzeichen im Ausweis über die Eigenschaft als schwerbehinderter Mensch "B" mit dem Zusatz "Die Notwendigkeit ständiger Begleitung ist nachgewiesen"), die nicht im öffentlichen Dienst tätig ist.

 

6. Abrechnung einer Dienstreise

 

Durchführung der Dienstreise → Beendigung der Dienstreise → Abrechnung und Schilderung der Reise

 

Einzureichen sind:

 

  • der Originaldienstreiseantrag, wenn dieser aufgrund einer Abschlagszahlung oder Vorabzahlung einer Rechnung noch nicht in der Reisestelle vorliegt
  • die Anlage zur Reisekostenabrechnung/Schilderung des Reiseverlaufs
  • die vierdurchschlägige Reisekostenabrechnung
  • sowie sämtliche Belege, Rechnungen und Quittungen im Original sowie die jeweiligen Begründungen dazu

 

Bitte verwenden Sie ausschließlich die aktuellen Formulare auf unseren Seiten. Aufgrund von gesetzlichen Veränderungen müssen wir die Formulare immer wieder neu anpassen. Des Weiteren bitten wir um vollständige Einreichung der Unterlagen.

 

Die Anlage zur Reisekostenabrechnung (Schilderung des Reiseverlaufs) (PDF) finden Sie auf unserer Seite unter Vordrucke/ Formulare zu diesem Thema.

 

Hinweise zur „Anlage zur Reisekostenabrechnung/Schilderung des Reiseverlaufs“:

 

  • Verpflichtung zur Angabe weiterer Wohnsitze
  • Überschreitung der Höchstsätze bei Hotelkosten sowie die Taxinutzung sind aussagekräftig zu begründen
  • konkrete Urlaubsangaben/ freie Tage begründen bzw. erläutern
  • bei Auslandsrechnungen bitte den Umtauschkurs nachweisen sowie bei Auslandsrechnungen, die mit der Kreditkarte bezahlt wurden, den jeweiligen Kreditkartenauszug beilegen
  • ausländische Belege beschriften, erläutern oder übersetzen
  • Quittungen (Fahrkarten etc.) aufheben & aufkleben/befestigen
  • Fahrkarten die vorab durch die Reisestelle besorgt wurden, sind immer abzugeben
  • Fahrkarten die mit dem Handy gebucht werden, müssen als Ausdruck der Abrechnung beigelegt werden
  • Bordkarten  und der  Reiseplan der Flugbuchung sind beizufügen
  • bei Flügen, die selbst gebucht werden, müssen immer eine Rechnung miteingereicht werden
  • eine Teilnahmebescheinigung  sowie Einladung  und  Rechnung von der Tagung beifügen
  • eidesstattliche Erklärung bei fehlenden Belegen
  • eindeutige Angaben zu Fremderstattungen, Kontoauszug mit dem erhaltenden Betrag einreichen

 

Das Abrechnungsformular (bestehend aus 4 Durchschlägen) erhalten Sie bei der zuständigen Fakultätsverwaltung/Büroleitung, dem Mittelverantwortlichen, den Sekretariaten oder in der Reisestelle.

 

Hinweise zum „die vierdurchschlägige Reisekostenabrechnung “:

 

  • korrekte, vollständige und leserliche Angaben zur Privatanschrift/ Kontoverbindung (IBAN, BIC)
  • Tickets/Fahrkarten durch die HU beschafft sowie Abschlagszahlungen angeben
  • die rechte Spalte bitte nicht ausfüllen
  • die vier Durchschläge zusammen lassen

 

Bitte reichen Sie Ihre Abrechnung  schnellst möglich  in der Reisestelle ein und fügen Sie im Original den genehmigten Dienstreiseantrag und die Belege bei.

 

Die Ausschlussfrist für die Abrechnung beträgt 6 Monate. Ausnahme siehe Punkt 4.

 

7. Tagegeld gemäß § 6 BRKG

 

  • ist ein pauschaler Ausgleich Ihrer durch die Dienstreise bedingten Mehraufwendungen, z. B. Zuschuss, Verpflegung, Devisen, Trinkgelder etc.
  • die Höhe hängt von der Dauer der Dienstreise ab
  • Dauer richtet sich nach der Abreise und Ankunft von/an der Wohnung
  • fest vorgegebener Tagessatz nach dem BRKG i. V. m. dem Einkommenssteuergesetz, ARVVwV Tagegelder/Übernachtungsgelder (Ausland)
  • derzeit aktuelle Sätze bei einer Abwesenheitsdauer:

 

Inland:

 

  • eintägige Dienstreisen mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 12,- €
  • mehrtägige Dienstreisen, mit Übernachtung: An- und Abreisetag je 12,- €,

   die vollen Tage je 24,- €

 

  • bei längeren Dienstreisen ab dem 15. Tag à 50 % des Höchstsatzes
  • ab dem 91. Tag Versteuerung des Tagegeldes
  • Kürzung des Tagegeldes (Frühstück 4,80 €, Mittag und Abendbrot je 9,60 €) bei unentgeltlicher Verpflegung (z. B. während des Fluges, Tagung etc.)

 

Ausland:

 

  • eintägige Dienstreisen mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 80 %
  • mehrtägige Dienstreisen, mit Übernachtung: An- und Abreisetag je 80 %,

   die vollen Tage je 100 %

 

  • bei längeren Dienstreisen ab dem 15. Tag à 90 % des Auslandsatzes
  • ab dem 91. Tag Versteuerung des Tagegeldes
  • Kürzung des Tagegeldes (Frühstück 20 %, Mittag und Abendbrot jeweils 40 %) bei unentgeltlicher Verpflegung (z. B. während des Fluges, Tagung etc.)
  • wurde Mittagessen im Ausland in einer Kantine eingenommen, erfolgt dafür ein Abzug von 20 % und nicht wie sonst von 40 %
  • Konferenzdinner können nur bis zur Höhe des anteiligen Tagegeldsatzes erstattet werden, Ausnahmen siehe Ausführungsbestimmungen

 

8. Übernachtung gemäß § 7 BRKG

 

  • festgesetztes Übernachtungsgeld, diese sind belegpflichtig: Inland: 60,- €  pro Nacht, Ausland siehe Tabelle
  • höhere Kosten sind nur erstattungsfähig, wenn sie dienstlich notwendig waren und deren Unvermeidbarkeit schriftlich nachgewiesen wird (Begründung)
  • immer Hotelrechnung einreichen, Buchungsbestätigungen sind nicht ausreichend, besonders bei Onlinebuchungen darauf achten beim Check Out eine Rechnung zu verlangen
  • Kosten für Übernachtung und Frühstück werden übernommen, sofern die Rechnung des Hotels o.ä. auf den Namen der HU lautet, Frühstück als solches dort ausgewiesen ist und entsprechende Mittel dafür vorgesehen sind. Eine Kürzung des Tagegelds erfolgt dann um den Anteil des Frühstücks (Inland zzt. 4,80 €, Ausland 20 % des Tagegeldsatzes des jeweiligen Landes)

 

Bei Buchungen immer als Empfängeradresse Humboldt-Universität zu Berlin, Name des Instituts, Sitz des Instituts angeben, da bei Dienstreisen  z. Bsp. im Inland die Hotels keine Kulturförderabgabe sowie in einigen Städten keine CityTax berechnen dürfen.

 

Übernachtet der Dienstreisende gegen Bezahlung bei einer Privatperson, so benötigt die Reisestelle ein formloses Anschreiben mit dem Namen der Gastgeberin/ des Gastgebers, die Adresse, Telefonummer, Unterschrift sowie dem Übernachtungszeitraum und die Bestätigung der erhaltenen Kosten.

Bei Mietverträgen müssen zusätzlich zu dem Mietvertrag ein Kontoauszug mit dem überwiesenen Betrag eingereicht werden.

 

Übernachtungspauschale

 

  • Übernachtungspauschale kann gezahlt werden bei Übernachtungen ohne Beleg bei Freunden/ Verwandten/ Familie
  • Übernachtungspauschale: Inland 20,- € pro Nacht, Ausland ½ des Satzes aus der AVVwV, aber max. 30,- €
  • max. für 14 Tage möglich, ab dem 15. Tag belegpflichtig

 

9. PKW gemäß § 5 BRKG

 

- Entscheidung darüber liegt in dezentraler Verantwortung (Dienstvorgesetzte/r)

 

- Unterscheidung: „kleine“ und „große“ Wegstreckenentschädigung

 

Wegstreckenentschädigung, Kategorie I

  • kein besonderes dienstliches Interesse
  • 20 Cent pro km
  • max. 130,- € je Dienstreise
  • keine Sachschadenshaftpflicht der HU
  • Kilometerangaben sind selbst zu erbringen
  • Parkgebühren 5,- € pro Tag

 

Wegstreckenentschädigung, Kategorie II

Ein erhebliches dienstliches Interesse liegt vor, wenn unabweisbares dienstliches Bedürfnis an der Verwendung des privaten PKWs besteht und die Dienstreise ohne dessen Nutzung kaum durchführbar ist. Die Prüfung, ob triftige Gründe für die Benutzung eines privaten PKW vorliegen, obliegt dem Dienstvorgesetzten. Liegen Gründe vor, ist die PKW-Benutzung auf dem Antragsvordruck zu genehmigen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn:

 

  1. das Dienstgeschäft bei Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels nicht durchgeführt werden kann oder ein solches nicht zur Verfügung steht,
  2. schweres (mindestens 25 kg) und/oder sperriges Dienstgepäck (kein persönliches Gepäck) mitzuführen ist,
  3. die Benutzung eines Kraftwagens es ermöglicht, an einem Tag an verschiedenen Stellen Dienstgeschäfte wahrzunehmen,
  4. eine Schwerbehinderung mit dem Merkzeichen „aG“ vorliegt.

 

  • 30 Cent pro km
  • keine Höchstgrenze
  • Anspruch auf Sachschadenshaftpflicht gegenüber der HU
  • Parkgebühren volle Erstattung

 

Die gefahrenen Kilometer sind immer anzugeben, ggf. Routenplaner beifügen.

Für die Kilometerkostenabrechnung muss auf einem extra Blatt zur Schilderung zur Reisekostenabrechnung die detaillierten Reisewege beschrieben werden.

 

10. Mietwagen gemäß § 4 Absatz 4 BRKG sowie Nr. 4.4.2 der Erläuterung zum Gesetz

 

Die Nutzung von Mietwagen ist vor Antritt der Dienstreise mit Begründung der Notwendigkeit genehmigen zu lassen.

 

Triftige Gründe für die Anmietung eines Mietwagens liegen, vor, wenn zur Erledigung des Dienstgeschäfts regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht genutzt werden können und deshalb ein Kraftfahrzeug benutzt werden muss und ein Dienstkraftfahrzeug nicht zur Verfügung steht.

 

Es besteht nur ein Anspruch auf eine untere Mittelklasse → z. B. Golfklasse.

 

11. Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen gemäß § 13 Absatz 1 BRKG

 

Unabhängig von der Anzahl der Urlaubstage ist immer ein vorheriger Kostenvergleich der Flugkosten für den Zeitraum des Dienstgeschäftes vom Dienstreisenden schriftlich nachzuweisen.

 

Dauert ein Urlaub (z. B. Erholungsurlaub, Gleitzeittage) länger als 5 Arbeitstage, werden -unabhängig von der Dauer des Dienstgeschäfts- nur die Fahrtauslagen (z.B. Flug, Bahn) erstattet, die durch das Dienstgeschäft zusätzlich entstanden sind.

 

  • Urlaub > 5 Arbeitstage = überwiegend privater Hintergrund
  • Kostenvergleich I: Wohnort - Ort des Dienstgeschäftes -Wohnort
  • Kostenvergleich II: Wohnort - Urlaubsort - Ort des Dienstgeschäftes - Wohnort
  • Kostenvergleich III: Urlaubsort - Ort des Dienstgeschäftes - Urlaubsort
  • Urlaubsort = Ort des Dienstgeschäftes → nur Erstattung der zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendige entstehende Kosten vor Ort

 

12. Dienstreisen in Krisengebiete

 

Im Genehmigungsverfahren sollte die befürwortende und genehmigende Stelle gemeinsam und verantwortungsbewusst mit der/dem Dienstreisenden abwägen, ob die Dienstreise zu diesem Zeitpunkt in das Krisengebiet notwendig ist oder ob das Dienstgeschäft nicht auf andere Weise erledigt werden kann. Das Auswärtige Amt informiert über Krisengebiete und gibt dazu spezielle Sicherheitshinweise.

 

13.  Beschaffung von Fahrkarten und Tickets

 

Bei Bedarf übernehmen wir für Sie die Buchung und Beschaffung von Fahrkarten/Flugtickets.

 

14. Vordrucke / Formulare

15. Weiterführende Links

16. Kontakte

 

Reisebüro Reiseland GmbH (Rudi-Dutschke-Str. 9, 10969 Berlin)