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Humboldt-Universität zu Berlin - Haushaltsabteilung

Organisationskennzahlen (OKZ)

Was sind "Organisationskennzahlen"?

Organisationskennzahlen (OKZ) werden als Schlüsselzahlen für Struktureinheiten der Universität vergeben. Durch ihre Verwendung ist es möglich, auf eine bestimmte Struktureinheit der Universität zuzugreifen, ohne dabei die gesamte textliche Bezeichnung einer Einrichtung eingeben bzw. ansagen zu müssen. Das aktuelle Schlüsselsystem ist seit 1999 gültig.
 

Die OKZ 2014

Im Zuge der Fakultätsreform am 1.4.2014 wird es erforderlich, die Schlüsselliste anzupassen. Neue Einrichtungen erhalten natürlich erstmals einen Schlüssel. Einrichtungen, die ab dem 1.4.2014 einer neuen Fakultät zugeordnet werden, erhalten eine neue OKZ. Welche Einrichtung konkret welchen Schlüssel erhält, kann man auf folgender Seite nachlesen:
http://zis.hu-berlin.de/zis/intern/OKZ/okzhier.php?okzdate=2014-04-01

In den IT-Systemen, die vom CMS betreut werden, werden die Schlüssel maschinell umgesetzt. Im ZIS wird für alle Personen ab dem 1.4.2014 bis zum Jahresende sowohl die "OKZ" (neu) als auch die "OKZ (alt)" ausgewiesen. Dies ist erforderlich, weil nicht alle IT-Systeme die Umstellung zum 1.4.2014 vornehmen. Haushaltssystem (HIS-MBS) und Personalverwaltungssystem (HIS-SVA) arbeiten noch bis zum Jahresende 2014 mit den alten OKZ, da eine Umstellung nur zum Wechsel des Haushaltsjahres mit vertretbarem Aufwand möglich ist.
Wer nach dem 1.4.2014 noch einmal eine Übersicht über alle alten OKZ braucht, findet diese über:
http://zis.hu-berlin.de/zis/intern/OKZ/okzhier.php?okzdate=2014-03-31

 

Die Bildungsprinzipien der OKZ

  1. Die OKZ sind numerische Schlüssel von 2, 4 oder 6 Stellen Länge.
  2. Die Schlüssel gliedern sich in maximal 3 Gruppen von je 2 Stellen, die den Organisationsebenen der Universität entsprechen. Die 1. Schlüsselgruppe (Stellen 1 und 2) ist die Fakultätsebene. Sie ist den Fakultäten, Zentralinstituten, Zentraleinrichtungen, der Universitätsverwaltung und den zentralen Gremien der Universität zugeordnet.
    Die 2. Schlüsselgruppe (Stellen 3 und 4) ist die Institutsebene. Sie ist den Instituten, den Verwaltungen und Gremien der Fakultäten, sowie den Abteilungen der Universitätsverwaltung zugeordnet.
    Die 3. Schlüsselgruppe (Stellen 5 und 6) ist die Fachgebietsebene. Sie ist den Fach- und Forschungsgebieten oder Professuren, sowie den Verwaltungen der Institute zugeordnet. Sie dient außerdem der weiteren Untergliederung der Fakultätsverwaltungen.
  3. Innerhalb einer Schlüsselgruppe sind die Nummern 00 bis 09 den Struktureinheiten der Verwaltungen zugeodnet, der Schlüssel 99 An-Instituten und nicht zur Universität gehörigen Einrichtungen. Innerhalb der 2. und 3. Schlüsselgruppe sind 80-er Nummern Sonderforschungsbereichen, Graduiertenkollegs und Arbeitsgruppen vorbehalten, 90-er Nummern Diensten und Werkstätten.
  4. Ein Schlüssel ist einem kürzeren Schlüssel untergeordnet, wenn er sich nur durch seine zusätzlichen Stellen vom kürzeren Schlüssel unterscheidet.
     

Grundprinzipien der Neuordnung der OKZ zum 1.4.2014

  1. Es werden nur die OKZ geändert, die durch neue Zuordnung der Institute zwingend geändert werden müssen - auch wenn dadurch das Gesamtsystem nicht mehr einheitlich ist. Weitere Änderungen des Systems werden mit der geplanten zweiten Stufe der Fakultätsreform erforderlich werden.
  2. Die bisher streng eingehaltene alphabetische Reihenfolge der Fakultäten wird an einigen Stellen aufgeweicht.
  3. Institute erhalten nicht mehr zwingend an 4. Stelle der OKZ eine Null, weil durch die Zusammenfassung der Fakultäten die Schlüssel auf diese Weise nicht mehr ausreichen würden.
     

 

Wer vergibt eine neue OKZ?

Mit der Wartung des Schlüsselsystems wurde die Haushaltsabteilung beauftragt. Neue OKZ müssen deshalb beim Leiter der Haushaltsabteilung, Herrn Schumann schriftlich beantragt werden.