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Humboldt-Universität zu Berlin - Haushaltsabteilung

Titelrahmen / Titelverwaltung

Titelrahmen

Den aktuellen Titelrahmen der Humboldt-Universität zu Berlin als PDF-File können Sie sich in nachstehender Datei ansehen bzw. downloaden.

Hinweis: Änderungen gegenüber der vorherigen Version sind farbig markiert.

Verweise

 

 

Titelverwaltung

Befugnisse und Verantwortlichkeiten im Anordnungsverfahren

 

1. Grundsätze und Begriffe

 

Eine Kassenanordnung ist eine schriftliche Anordnung gegenüber der Kasse zur Vornahme einer bestimmten Handlung der Kasse. Kassenanordnungen sind z. B. Zahlungsanordnungen, Buchungsanordnungen, Einlieferungs- bzw. Auslieferungsanordnungen und Änderungsanordnungen. Die Anordnungsbefugnis ist Voraussetzung, um Haushaltsmittel zu bewirtschaften und die Kasse (Referat IV B) anzuweisen, Zahlungen zu leisten oder Beträge anzunehmen, Der Beauftragte für den Haushalts bestimmt, wer die Befugnis hat, Kassenanordnungen zu erteilen. Es gilt hierbei der Grundsatz der Trennung von Anordnung, Ausführung und Prüfung. Die Verantwortlichkeiten im Anordnungsverfahren dürfen nur Dienstkräfte wahrnehmen, denen ein eigener Verantwortungsbereich übertragen ist, und die die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten besitzen.

 

2. Verantwortlichkeiten entsprechend Nr. 7-9 AV § 70 LHO

 

Die Verantwortlichkeiten im Anordnungsverfahren werden durch die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit und die Ausübung der Anordnungsbefugnis wahrgenommen.

 

Der Anordnungsbefugte übernimmt die Verantwortung dafür, dass die förmliche Zahlungsanordnung keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthält, die sachliche und rechnerische Richtigkeit von den dazu befugten Bediensteten festgestellt wurde, Ausgabemittel bei der Buchungsstelle zur Verfügung stehen und verausgabt werden dürfen sowie bei Vorschüssen die Verpflichtung zur Leistung besteht.

Der Anordnungsbefugte soll i. d. R. die rechnerische Richtigkeit in der Zahlungsanordnung nicht auch bescheinigen. In Angelegenheiten der eigenen Person (z. B. bei eigenen Dienstreisen) soll er die Anordnungsbefugnis nicht ausüben.

 

Mit der Unterschrift "sachlich richtig" übernimmt der Feststeller die Verantwortung dafür, dass in der Kassenanordnung (z. B. Annahme-, Auszahlungs- oder Umbuchungsanordnung) und ihren begründenden Unterlagen (z. B. Firmenrechnung) die für die Zahlung maßgebenden Angaben richtig sind (soweit diese nicht durch den Feststeller der rechnerischen Richtigkeit zu bescheinigen sind), die förmliche Kassenanordnung und ihre begründenden Unterlagen alle erforderlichen Angaben enthalten (z. B. Buchungsstelle, HÜL-Nr., Fälligkeit), nach den geltenden Vorschriften, insbesondere den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, verfahren wurde, die Lieferung oder Leistung sowohl dem Grunde nach als auch hinsichtlich der Art ihrer Ausführung geboten war und entsprechend der zugrundeliegenden Bestellung oder Vereinbarung sachgemäß und vollständig ausgeführt wurde sowie Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind. Sind an der Feststellung der sachlichen Richtigkeit neben dem Feststellenden noch andere Bedienstete beteiligt (z. B. Bescheinigung der vollständigen Lieferung oder Feststellungen mit besonderer Fachkenntnis auf technischem Gebiet), muss aus deren Teilbescheinigung der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein. Die Anordnungsbefugnis darf nicht in eigener Sache ausgübt werden!!

 

Mit der Unterschrift "rechnerisch richtig" übernimmt der Feststeller die Verantwortung dafür, dass der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben in der Kassenanordnung und ihren begründenden Unterlagen richtig sind. Damit sind auch die den Berechnungen zugrundeliegenden Ansätze aus Verträgen oder Tarifen sowie die Berücksichtigung von Skontobeträgen gemeint.

 

Die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit kann zusammengefasst werden, wenn sie von einer Person abgegeben wird ("sachlich und rechnerisch richtig").

Kassenanordnungen, die einen selbst betreffen (z. B. Reisekostenrechnungen, Auslagenerstattungen), dürfen Feststeller nicht selbst unterschreiben.

Die Unterschrift des Anordnungsbefugten muss mit der in der Kasse (Referat IV B) hinterlegten Unterschrift übereinstimmen.

Faksimile-Namensstempel oder aufgeklebte Unterschriften sind nicht zulässig.

 

3. Übertragung der Befugnisse entsprechend Nr. 3 AV § 9 LHO

 

Der Beauftragte für den Haushalt ist befugt Kassenanordnungen zu erteilen (Anordnungsbefugnis, Nr. 2.1 AV § 34 LHO). Überträgt er die Bewirtschaftung von Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen an andere Dienstkräfte der Organisationseinheit (Titelverwalter), so gilt auch die Anordnungsbefugnis als übertragen. Mit der Übertragung der Anordnungsbefugnis wird gleichzeitig die Befugnis zur sachlichen Feststellung übertragen. Die Befugnisse sind eindeutig festzulegen und betragsmäßig zu beschränken.

 

Mit der Übertragung von Bewirtschaftungsbefugnissen und damit verbundenen Anordnungsbefugnissen durch den Beauftragten für den Haushalt sind die Leiter der Organisationseinheiten der Zentralen Universitätsverwaltung und der Zentraleinrichtungen sowie die Verwaltungsleiter der Fakultäten entsprechend Geschäftsverteilungsplan Titelverwalter der ihnen im Titelrahmen zugeordneten Kapitel, OKZ, Titel bzw. Untertitel und Projekte des Haushaltsplans. In diesem Rahmen sind sie anordnungsbefugt. Diese Vollmacht schließt die Ermächtigung zur Erteilung der Anordnungsbefugnis sowie der Befugnis zur rechtsgeschäftlichen Vertretungsmacht an weitere Dienstkräfte ihrer Organisationseinheit (nachgeordnete Dienstkräfte) mit ein.

Diese Befugnisse sind betragsmäßig unter Beachtung der folgenden Höchstbeträge zu beschränken:

  • 50 Tsd € an Stellvertreterinnen/Stellvertreter der Leiterinnen/Leiter der Organisationseinheiten der Zentralen Universitätsverwaltung und der Zentraleinrichtungen sowie der Verwaltungsleiterinnen/Verwaltungsleiter der Fakultäten,
  • 25 Tsd € an Beamtinnen/Beamte, die mindestens dem höheren Dienst angehören (ab Besoldungsgruppe A 13) bzw. vergleichbaren Beschäftigte (ab der Entgeltgruppe E 13) oder
  • 10 Tsd € an Beamtinnen/Beamte, die mindestens dem gehobenen Dienst angehören (ab Besoldungsgruppe A 9) bzw. vergleichbaren Beschäftigte (ab der Entgeltgruppe E 9).

Wenn Befugnisse darüber hinausgehend an die Titelverwalter übertragen werden sollen, so ist die Notwendigkeit zu erläutern und die Beteiligung des Beauftragten für den Haushalt erforderlich.

Die Anordnungsbefugnis für die Annahme von Einnahmen und für Mittelumsetzungen ist unbegrenzt übertragbar.

 

Darüber hinaus kann die sachliche Feststellung für weitere Mitarbeiter beantragt werden. Hierzu ist der gleiche Vordruck wie für die Anordnungsbefugnis zu verwenden. Dabei ist zu beachten, dass die Befugnis nur an folgende Personen übertragen werden kann:

  • Beamte, die mindestens dem gehobenen Dienst angehören (ab Besoldungsgruppe A 9),
  • vergleichbaren Beschäftigte (ab der Entgeltgruppe E 9),
  • anderen Bediensteten für einen begrenzten Verantwortungsbereich (dies muss durch den Leiter der mittelbewirtschaftenden Stelle auf einer dem Formular beigefügten Unterlage gesondert begründet werden).

Voraussetzung für die Übertragung der Befugnis ist die Befähigung des/der betreffenden Bediensteten. Befähigt ist, wer alle Sachverhalte, deren Richtigkeit er zu bescheinigen hat, überblicken und beurteilen kann.

 

Zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit sind befugt,

  • Beamte, die mindestens der Besoldungsgruppe A 5 angehören und
  • Beschäftigte, die mindestens der Entgeltgruppe E 5 angehören.

Diese Befugnis wird nicht besonders übertragen. Der Leiter der mittelbewirtschaftenden Stelle oder der von ihm Beauftragte kann die Übertragung der Befugnis auf bestimmte Beamte oder Beschäftigte beschränken.

 

4. Nachweis über die übertragenen Befugnisse entsprechend Nr. 3.1.1 AV § 9 LHO

 

Wenn Stelleninhaber wechseln, ausscheiden oder beurlaubt werden oder Verwaltungsabläufe verändert werden, sind die Namen der zur Anordnung berechtigten Personen und nicht mehr berechtigten Personen der Haushaltsabteilung, Referat Haushalt, per Mail an haushalt@hu-berlin.de, Telefon 24 12 unverzüglich mitzuteilen.

 

Wenn es sich um die routinemäßige Übertragung von Befugnissen oder dem Widerruf von Befugnissen handelt werden zur Beschleunigung der administrativen Abläufe werden die Anschreiben sowie die Mitteilungen des Titelverwalters von der zuständigen Sachbearbeiterin und dem Leiter der Haushaltsabteilung unterschrieben.

 

Die Haushaltsabteilung, Referat Haushalt erstellt für die Übertragung bzw. den Widerruf der Befugnisse Anschreiben an die Titelverwalter und bereitet Anschreiben für die Titelverwalter an die nachgeordneten Dienstkräfte vor. Die Anschreiben sind unverzüglich eigenhändig mit Datum zu unterschreiben und an das Referat Haushalt zurückzusenden. Die Originale werden als Unterschriftsprobe im Referat Kasse hinterlegt und zur stichprobenartigen Prüfung der Unterschriften von Anordnungen verwendet.

 

Dem Anschreiben zur Übertragung ist die Mitteilung des Titelverwalters beigefügt, dem die Kapitel, OKZ, Titel/Untertitel und Projekte sowie die Beschränkung von Befugnissen (Mittelumsetzungen, Bestellungen, Anordnungen) zu entnehmen sind.

Die Befugnisse verweisen auf die jeweils gültige Fassung des Titelrahmens.