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Humboldt-Universität zu Berlin - Haushaltsabteilung

FSV-Online / FSV-GX

  1. FSV-Online - Wichtige Information zum Start von SAP

  2. FSV-Online - Informationen für Projektleiter/innen und Verwaltungseinrichtungen

  3. FSV-GX Informationen für "dezentrale" Nutzer

 

Voraussetzung für die Nutzung von FSV-Online ist ein PC im HU–Netz (bzw. eine VPN-Verbindung zur HU) sowie ein Internetbrowser.

Den HU-Account können Sie hier beantragen:

https://www.cms.hu-berlin.de/de/dl/beratung/anmeld_html

 

1. Wichtige Information zum Start von SAP


Ab dem 04.01.2021 ist an der Humboldt-Universität zu Berlin das neue ERP-System SAP mit Modulen für das Rechnungswesen (FI, PSM, CO, PS), Beschaffungswesen (MM), (Personalwesen (HCM, OM) sowie Objektmanagement im Produktivbetrieb.
D.h., dass alle zahlungsrelevanten Buchungsvorgänge (Einzelbuchungen, Kontenstände, Budgets) ab dem Haushaltsjahr 2021 nur noch über diese Systeme abgebildet und abgerufen werden können.

Der Zugriff auf FSV-Online bleibt Ihnen aber nach wie vor erhalten, damit Sie Ihre Kontenbewegungen bis 2020 gleich, ob im Haushalt oder in Drittmittelprojekten abrufen und nachvollziehen können.
Insbesondere für die Erstellung von Verwendungsnachweisen für Drittmittelprojekte benötigen Sie den Zugang zu FSV-Online, um ggf. Buchungslisten nach Excel exportieren und als Anlage zu Ihren Verwendungsnachweisen einfügen zu können.
Dieser Zugang bleibt Ihnen insbesondere für länger währende Drittmittelprojekte erhalten.

Ihre bisherigen in FSV-Online unter den 10-stelligen Projekt-Nr. auffindbaren Projekte werden im SAP-System unter sog. PSP-Elementen fortgeführt.
Die Nr. für PSP-Elemente setzen sich wie folgt zusammen ...

?.PPPPP.UU.KKKKKK

wobei ? für die Projektart und damit für die Kapitelzuordnung steht, also beispielsweise

S ... für Grundhaushalt (Kapitel 01010)
D ... für Drittmittelprojekte des SZF (Kapitel 03010)

PPPPP - eindeutige Projektnummer, ggf. mit UU Unterprojektnummer (meist "00")

Weitere Informationen zu den PSP-Elementen finden Sie auch unter folgendem Link

https://www.haushaltsabteilung.hu-berlin.de/de/kasse-buchhaltung/sap/proj_to_psp

kkkkkk steht für die Kostenstelle (OKZ) zu dem das Projekt gehört.

Die Übersetzung (alte) Projekt-Nr. in FSV-Online zu (neues) PSP-Element in SAP erhalten Sie ggf. bei Ihren Fakultätsverwaltungen/Geschäftsführungen oder Leiter/innen der zentralen Einrichtungen der HU.

Sofern Sie zu weiter laufenden Projekten über das Haushaltsjahr 2020 hinaus Zugriff auf Ihre Kontendaten benötigen bzw. erst in 2021 neue Projekte einwerben/eröffnen, benötigen Sie natürlich Zugang zu dem SAP-System.

 

Die Sichtrechte für den Budgetbericht in SAP werden wie folgt vergeben:

  • Die im PSP-Element hinterlegten G1-/G2-Genehmiger erhalten Sichtrechte für das jeweilige Projekt
  • Haushaltssachbearbeiter und Geschäftsführer / Abteilungsleiter erhalten übergreifende Sichtrechte für Ihren Bereich
  • Sekretariate erhalten Sichtrechte für die Kostenstellen/Projekte, für die sie zuständig sind

 

Sollten darüber hinaus Sichtrechte benötigt werden, müssen diese bei den zuständigen Bereichen der Stammdatenpflege beantragt werden:

 

  • Für Drittmittel sind das die zuständigen Sachbearbeiter im SZF
  • Für BUA-Projekte wenden Sie sich an Frau Starke (PB3)
  • Für alle anderen Projektarten ist die Haushaltsabteilung (IVA) zuständig

 

Wenn Sie bisher keinerlei Sichtrechte im Budgetbericht "BUDCON" haben, ist zusätzlich ein Berechtigungsantrag beim SAP Service Desk einzureichen:

 

 

Diesen erreichen Sie unter ...

 

https://www.projekte.hu-berlin.de/de/huge/support-1

oder unter der Mailadresse: sap-support@hu-berlin.de
 

 

2. FSV-Online - Informationen für Projektleiter/innen und Verwaltungseinrichtungen

 

HIS QISFSV-3T (nachfolgend "FSV-Online")


In 2013 beginnend und inzwischen universitätsweit ist ein Online-Zugriff auf die Finanzdaten des zentralen Haushaltsbuchungssystems (HIS FSV-GX) für ihre jeweiligen Drittmittelprojekte bzw. Kostenstellen der Verwaltung ermöglicht worden.

Somit können tagesaktuelle Auskünfte zum Stand der Einnahmen, Ausgaben wie auch der Kontenstände und Einzelbuchungen in Projekten und weiteren Kostenstellen angezeigt werden und so eine höhere Flexibilität und Planungssicherheit angeboten werden.

Bis 2016 war der Zugang zu diesen Informationen nur mit zeitlichem Verzug über die monatlich versendeten Buchungslisten (HÜL) möglich. Seit 2017 werden aufgrund der flächendeckenden Ausweitung von FSV-Online  k e i n e  HÜL-Listen mehr erstellt und verschickt.


FSV-Online setzt direkt auf die Datenbank des zentralen Buchhaltungssystem der Haushaltsabteilung auf. Die Auswertungen widerspiegeln also den aktuellsten Stand der Finanzdaten.


Der Zugang zu FSV-Online erfolgt über folgende URL

https://fsv-online.hu-berlin.de

Voraussetzung für die Nutzung von FSV-Online ist ein PC im HU–Netz sowie ein Internetbrowser.

 

Die Software QISFSV-3T der HIS GmbH ist ein webbasiertes System, welches die Finanzdaten aus dem zentralen Buchhaltungssystem FSV-GX innerhalb eines Internetbrowsers in HTML-Form aufbereitet. Zudem bietet es die Möglichkeit, die dargestellten Informationen in PDF-Dokumente bzw. ins Excelformat zu exportieren.


Weitere Zugangsvoraussetzung ist ein HU–Account der zentralen Benutzerverwaltung des CMS. Für Fragen zu Ihrem HU-Account wenden Sie sich bitte an die zentrale Benutzerverwaltung des CMS bzw. erkundigen sich unter der URL https://www.cms.hu-berlin.de/portale/mitarbeiter/.
 

Bei Fragen und Problemen zu FSV-Online lesen Sie auch gerne in den itere Zugangsvoraussetzung ist ein FAQ's zu FSV-Online nach.

 

Verweise

 

 

3. FSV-GX Informationen für "dezentrale" Nutzer


Das Haushaltsbuchungssystem FSV-GX (Finanz- und Sachmittelverwaltung) der HIS GmbH Hannover wird vornehmlich "zentral" in der Haushaltsabteilung eingesetzt. Neben dem Teilmodul MBS (Mittelbewirtschaftungssystem) wird derzeit auch das Modul BES (Beschaffungswesen) eingesetzt.
Nachdem die HIS GmbH in den vergangenen Jahren FSV-GX um Buchungsfunktionalitäten für Nutzer außerhalb der Haushaltsabteilung erweitert hat, gibt es seit einige "dezentrale" Nutzer, die somit "ihre" Buchungen selbst erfassen. Weitere Nutzer werden folgen.


Das Erfassen von Buchungen beschränkt sich jedoch auf eine Auswahl der grundlegenden Buchungsarten für IST-Buchungen und die Mittelverteilung von Ansätzen.
Die ist in der "Dienstanweisung für die dezentrale Erfassung von Haushaltsbuchungsdaten mit FSV-MBS durch die Organisationseinheiten der Humboldt-Universität zu Berlin" (PDF) geregelt.

Zur datentechnischen Übermittlung / Weitergabe der Buchungen der "Dezentralen Nutzer" an die Kasse der HU ist ein 2-stufiges Freigabeverfahren realisiert.

Neben den "Dezentralen" Nutzern mit Buchungsberechtigung gibt es noch Nutzer in der zentralen Verwaltung sowie im Bereich der Universitätsleitung mit reiner Leseberechtigung (für Kontenstand- und Buchungsinformationen).

Desweiteren gibt es noch die Mitarbeiter/innen in der Beschaffungsstelle (Technische Abteilung) mit aktivem Zugriff auf die beiden Teilmodule MBS und BES von FSV-GX.

Informationen für "Dezentrale" und alle anderen Nutzer werden unter den nachfolgend genannten Links vorgehalten.
 

Mittelbewirtschaftung

Neuaufnahme bzw. Sperrung von Nutzern für FSV-GX

Anträge zur Neuaufnahme von Nutzern für FSV-GX sind an den Leiter der Haushaltsabteilung zu richten. Dazu verwenden Sie bitte unten aufgeführte Antragsformulare.

 

Vordrucke / Formulare